УТВЕРЖДАЮ
Заведующий ГУСО «Специальный
детский сад №1 г. Кобрина»
________________ Н.А.Дудко
«07»августа 2019_г.
ИНСТРУКЦИЯ
об организации работы с обращениями
граждан и юридических лиц и порядке ведения
по ним делопроизводства в государственном
учреждении специального образования
«Специальный детский сад №1 г. Кобрина»
ГЛАВА 1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- Инструкция об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке ведения по ним делопроизводства в ГУСО «Специальный детский сад №1 г. Кобрина» (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон) (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., 2/1852), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (далее - Указ № 498)(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., 1/8997),постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. №1786 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., 5/35055).
- Настоящая Инструкция определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения) в ГУСО «Специальный детский сад №1 г. Кобрина» (далее –учреждение образования).
- В настоящей Инструкции применяются термины и значения, определенные в статье 1 Закона.
- Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям заявителей, подлежащим рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовным процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращениях работников к нанимателю, иным обращениям, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи рассмотрения, а также на переписку государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.
- Делопроизводство по обращениям в учреждении образования осуществляется отдельно от других видов делопроизводства.
Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книги замечаний и предложений учреждения образования, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям, поданным в письменной, устной или электронной форме.
Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений учреждения образования, и юридических лиц в учреждение образования ведется централизованно.
ГЛАВА 2
ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПОДГОТОВКА К РАССМОТРЕНИЮ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ
- Все поступившие в учреждение образования письменные обращения принимает заведующий учреждением образования в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
- В ходе приема письменных обращений непосредственно от заявителей в случае необходимости даются разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции заведующего учреждением образования.
- При приеме письменных обращений, поступивших по почте, проводится проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов.
Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.
- Все поступившие в учреждение образования обращения регистрируются в установленном порядке в день их поступления.
Обращения, ошибочно доставленные в учреждение образования, не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются отправителю с отметкой «Ошибочно доставлено».
При поступлении в учреждение образования электронных обращений создаются их бумажные копии, которые регистрируются в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.
При поступлении в учреждение образования более десяти электронных обращений аналогичного содержания от разных заявителей создаются бумажные копии десяти обращений, которые регистрируются под одним регистрационным индексом.
10. Устные обращения поступают в учреждение образования в ходе личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, проводимых заведующим учреждением образования, заместителем заведующего по основной деятельности.
11. В учреждение дошкольного образования используется журнальная форма регистрации обращений.
12. Регистрационный штамп на письменном обращении и (или) бумажной копии электронного обращения ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
13. Регистрационный индекс обращения гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, состоит из номера дела по номенклатуре, начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего обращения (например, № 04-20/Л-2).
Регистрационный индекс обращения юридического лица состоит из номера дела по номенклатуре и порядкового номера поступившего обращения (например, № 04-21/5).
Регистрационный индекс коллективного обращения состоит из номера дела по номенклатуре, буквенного обозначения "кол" и порядкового номера поступившего обращения (например, № 04-20/кол-22).
Регистрационный индекс электронных обращений, носящих массовый характер, состоит из номера дела по номенклатуре, буквенного обозначения "мх" и порядкового номера поступившего обращения (например, № 04-20/мх-28).
Регистрационный индекс анонимного обращения состоит из номера дела по номенклатуре, буквенного обозначения "ан" и порядкового номера поступившего обращения (например, № 04-20/ан-45).
Ответам (уведомлениям) на обращения присваивается регистрационный индекс обращения.
14. Сопроводительные письма к обращениям, направленным в учреждение образования государственными органами, организациями, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.
В случаях, когда государственному органу, организации, направившим обращение в учреждение образования, требуется сообщить результаты его рассмотрения, на сопроводительных письмах к обращениям записывается надпись «Контроль», а в журнал регистрации вносятся сведения о необходимости информирования соответствующего государственного органа, организации.
15. Повторным обращениям при их поступлении в учреждение образования присваивается очередной регистрационный индекс и в правом верхнем углу первой страницы обращения делается отметка «Повторно», в журнале указываются индекс и дата поступления предыдущего обращения.
При регистрации повторных обращений к ним приобщаются все предшествующие обращения, поступившие в течение трех лет.
16. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в учреждение дошкольного образования учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
17. При подаче заявителем в учреждение образования нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.
18. На письменных обращениях, полученных на личном приеме на рабочих местах, фиксируется запись «С личного приема».
Регистрация устных обращений, поступающих к руководству учреждения образования, осуществляется в журнале регистрации устных обращений граждан.
ГЛАВА 3
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
19. Поручения заведующего по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций. Резолюция может оформляться на отдельном листе, прилагается к обращению.
Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты ее подписания.
20. Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает заведующий учреждением образования. Данное решение оформляется в форме резолюции.
21. По письменному, электронному обращению заведующим учреждением образования принимается одно из следующих решений:
о рассмотрении обращения по существу в учреждении образования;
о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;
об оставлении обращения без рассмотрения по существу;
о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;
о принятии обращения к сведению.
22. Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти дней возвращаются заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
23. Направление в государственные органы, организации письменных, электронных обращений с сопроводительными письмами, уведомлений заявителям осуществляется заведующим на их почтовые адреса, адреса электронной почты, а в случае отсутствия сведений об электронных адресах бумажные копии электронных обращений, сопроводительные письма к ним направляются простым почтовым отправлением.
24. Резолюции заведующего учреждением образования должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.
В случаях, когда резолюцией заведующего учреждением образования определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за направление ответа либо подготовку заявителю ответа по существу, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
25. Рассмотрение по существу письменных, электронных обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль в учреждение образования по решению заведующего учреждением образования.
26. Копии письменных обращений, электронные обращения или их бумажные копии с резолюциями заведующего направляются к исполнителю учреждения образования.
Оригиналы таких обращений остаются у заведующего. Уведомление заявителю о направлении обращения на рассмотрение в иной государственный орган, организацию направляется простым почтовым отправлением.
27. Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается заведующим учреждения образования на основании заключений, подготовленных работниками учреждения образования в соответствии с их компетенцией.
Уведомление заявителя об оставлении обращения без рассмотрения по существу подписывается заведующим учреждением образования.
28. В случае получения письменного, электронного заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения принимается заведующим учреждением образования.
Заведующим возвращаются заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению.
29. Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается заведующим учреждением образования. 30. Администрацией учреждения образования по результатам проверки сведений, содержащихся в жалобе заявителя, который не удовлетворён результатами рассмотрения обращений в учреждении образования, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов выдается исполнителю обязательное для выполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее - предписание).
30. Предписание, выдаваемое администрацией учреждения образования, подготавливается специалистом, которому поручено рассмотрение обращения, визируется заведующим. Предписание оформляется по форме согласно приложению 1. Предписанию присваивается регистрационный номер жалобы.
31. Государственные органы, организации, рассматривающие обращения, поставленные на контроль в учреждении образования, исполняющие предписание, в течение трех рабочих дней со дня рассмотрения обращения (исполнения предписания), направляют в учреждение образования информацию о результатах рассмотрения обращения (предписания) с пометкой об исполнителе. К информации прилагается копия ответа (информации) заявителю.
32.Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона.
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона.
33. Контрольный срок рассмотрения обращения - 15 дней. Руководитель учреждения образования может быть определен иной контрольный срок рассмотрения обращения.
34. В случае необходимости исполнитель до истечения пятнадцатидневного контрольного срока рассмотрения обращения сообщает о мотивах изменения контрольного срока заведующему учреждением образования. Информация об изменении контрольного срока рассмотрения обращения вносится заведующим.
В этом случае контрольный срок может быть продлен с обязательным внесением изменений контрольного срока в журнал регистрации.
35. Срок рассмотрения обращения, определенный заведующим учреждением образования, может быть продлен на основании письменного ходатайства исполнителя.
36. В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается заведующим учреждением образования на основании письменного ходатайства исполнителя, представленного за три рабочих дня до истечения одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения.
К письменному ходатайству прилагаются проекты уведомления заявителю, сообщения государственным органам, организациям, у которых обращение находится на контроле, о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращения по существу.
37. Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, вводящим в компетенцию учреждения образования, рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом (протоколом).
38. При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.
39. Повторные обращения, в том числе внесенные в книги замечаний и предложений учреждения дошкольного образования, признаются необоснованными, решения о прекращении с заявителем переписки и оставлении обращения без рассмотрения по существу, принимается заведующим учреждение образования на основании заключений, подготовленных (подписанных) исполнителем. К заключению прилагается проект уведомления заявителю.
40. В случае, если повторное обращение поступило в учреждение дошкольного образования из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, делопроизводителем учреждения дошкольного образования, ответственным за рассмотрение предыдущего обращения, подготавливается проект сообщения о том, что с заявителем прекращена переписка, с изложением сути ответа (уведомления) на предыдущее обращение по существу.
41.Ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в учреждение образование с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям заведующего и подписываются им.
42. Ответы лицам, должности которых включены в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2001 г. № 644 "Об утверждении кадрового реестра Главы государства Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 106, 1/3192), поставившим рассмотрение обращения на контроль, о результатах рассмотрения обращений визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям заведующего и подписывается заведующим.
43. Документы для визирования в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, представляются должностным лицам не позднее трех рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения, предписания, представления, поручения.
44. В ответах, направленных в государственные органы, организации, по находящимся на контроле обращениям и предписаниям указываются сведения о направляемом ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.
45.Датой ответа заявителю является дата его подписания.
Подписывается, как правило, первый экземпляр ответа. В материалах по рассмотрению обращения остается копия ответа заявителю.
46. Ответу (уведомлению) на обращение заявителя, в том числе замечание и (или) предложение, внесенное в книгу замечаний и предложений учреждения образования, присваивается регистрационный индекс обращения (замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений учреждения образования).
47. Письменные ответы (уведомления) на письменные, электронные обращения, подписанные заведующим учреждением образования, направляются заявителям заведующим по реестру отправки корреспонденции простым почтовым отправлением или в электронном виде на адрес электронной почты заявителя в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день.
Ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, остаются в делопроизводстве учреждения образования.
48. Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется заведующим учреждением образования.
49. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона.
50. Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в учреждение образования, принимаются заведующим.
51. По результатам рассмотрения обращений, поставленных в учреждении образования на контроль на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний, направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока – в сроки, установленные руководством учреждения образования.
52. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах, отзыве заявителями своих обращений, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрении коллективных обращений с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результаты их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения государственным органам, организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), выдача предписания, представления и их исполнение должны точно и своевременно отражаться в журнале заведующим учреждением образования.
Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений учреждения образования, вносятся своевременно в указанную книгу лицами, ответственными за их ведение и хранение.
53. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданном в письменной или электронной форме.
После решения вопросов, изложенных в книге замечаний и предложений учреждения образования, на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве, проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.
ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА
54. Личный прием в учреждении образования проводится руководителем учреждения образования по графику, утверждаемому заведующим учреждением образования.
Личный прием руководителем учреждения образования осуществляется с учетом компетенции должностных лиц, а также принципа первоначального рассмотрения обращения нижестоящим должностным лицом.
Заведующий учреждением образования ведет личный прием в четвертую среду месяца с 8 до 13 часов.
При временном отсутствии в день личного приема заведующего учреждением образования личный прием проводит лицо, исполняющее его обязанности.
55. График личного приема в учреждении образования, проводимого заведующим учреждением образования, с указанием времени и места его проведения размещается в общедоступных местах (на информационных стендах и (или) иным способом) в здании учреждения образования, на официальном сайте учреждения образования в глобальной компьютерной сети Интернет.
56. Личный прием проводится в назначенный день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего личность заявителя. Представитель дополнительно предъявляет документ, подтверждающий его полномочия.
57. Личный прием заведующим учреждением образования проводится по адресу: г. Новолукомль, ул. Энергетиков, 20а в служебном помещении руководителя.
58. При проведении личного приема должностными лицами, осуществляющими его, могут применяться технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка) с уведомлением об этом заявителей.
59. Учет принятых заведующим учреждением образования на личном приеме граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, а также контроль за рассмотрением обращений осуществляется в установленном порядке.
60. О результатах выполнения поручений заведующего учреждением образования по обращениям заявителей, поступившим на личном приеме, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, в сроки, установленные для рассмотрения письменных обращений, если иной срок не определен должностным лицом, проводящим личный прием.
61. Исполненные поручения по обращениям, поступившим в ходе личного приема, снимаются с контроля по решению заведующего учреждением образования.
ГЛАВА 5
КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ. ВЕДОМСТВЕННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ. АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ
62. Обращения, поступившие в учреждение образования, ежеквартально анализируются, обобщаются в виде информационной записки и доводится до сведения заведующего учреждением образования в целях совершенствования работы с обращениями.
63. В целях совершенствования организации работы с обращениями, своевременного выявления его причин, порождающих нарушения прав и свобод законных интересов граждан, изучения общественного мнения вопросы работы с обращениями рассматриваются на совещаниях при заведующем учреждением образования.
64. Отделом по образованию Чашникского райисполкома осуществляются проверки соблюдения учреждениями образования порядка рассмотрения обращений в рамках ведомственного контроля.
ГЛАВА 6
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ
65. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел учреждения образования.
Копии ответов (уведомлений) гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений учреждения образования, и документы, связанные сих рассмотрением, формируются в определенные дела по номенклатуре дел учреждения образования и хранятся в учреждении образования.
66. Дела с обращениями формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в учреждении образования самостоятельную группу.
В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями и документами, связанными с их рассмотрением.
67. При формировании дел с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направлений документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются, они возвращаются исполнителю на доработку.
68. Срок хранения письменных, электронных обращений и документов, связанных с их рассмотрением,– 5 лет (в случае неоднократного обращения– 5 лет с даты последнего обращения). Экспертной комиссией учреждения образования может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.
69. Дела с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, передаются в архив учреждения образования через два года после завершения делопроизводства по ним.
70. Книга замечаний и предложений учреждения образования после окончания ведения храниться вместе с новой книгой по месту её ведения, а по истечении календарного года – в течении 5 лет в архиве учреждения образования.
71. По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, книги замечаний и предложений учреждения образования подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством.
раскрыть » / « свернуть